Privacy Policy
Política de Privacidad
How Minister Weddings collects, uses, discloses, protects, and retains personal information across its website and service workflows.
Cómo Minister Weddings recopila, utiliza, divulga, protege y conserva información personal en su sitio web y procesos de servicio.
Last updated: September 26, 2026
Última actualización: 26 de septiembre de 2026
1. Scope of This Policy
This Privacy Policy explains how Minister Weddings handles personal information in connection with its public website, inquiries, availability and quote tools, booking process, contracts, payments, couple and planner portals, planning communications, and related services. It does not replace the privacy policies of third-party providers that operate their own systems.
2. Information You Provide
We may collect names, email addresses, telephone numbers, partner information, mailing or residential addresses, ceremony date and time, venue and location information, guest or planning details, language preferences, package selections, consultation choices, messages, special requests, emergency-contact information when requested, and other information you choose to submit.
3. Identification & Uploaded Documents
When reasonably necessary for a booking, verification, legal, or administrative process, we may collect identification information or copies/images of documents you provide, which may include information appearing on a driver's license or other government-issued identification. Please do not submit sensitive information that we have not requested.
4. Contracts & Electronic Signatures
We may collect contract records, acknowledgments, initials, typed or drawn signatures, timestamps, transaction records, and related audit information needed to document the contracting process. An ordinary written or electronic signature is not treated by this policy as biometric identification. If a future feature collects biometric identifiers or biometric information, it would require separate review and any notices or consents required by applicable law.
5. Payment & Card-on-File Information
Payment-card entry and card-on-file functionality may be provided by third-party payment processors. Minister Weddings may receive transaction identifiers, payment status, amount, payment method, card brand, last four digits, billing-related information, or tokens/references needed to administer a payment or authorized card-on-file function. We do not claim to independently store complete card numbers or card security codes when those values are handled by the payment processor.
6. Portal & Account Information
When portals or account-like features are used, we may process identifiers, access links, account status, authentication or session information, user role, activity timestamps, and records of actions taken through the portal. We use this information to provide access, preserve workflow state, protect accounts, and maintain operational records.
7. Information Collected Automatically
Our website, hosting systems, and service providers may automatically receive technical information such as IP address, browser or device type, operating system, referring page, timestamps, approximate technical location derived from network information, log data, and interactions with website features. The precise information available depends on the technology and provider involved.
8. Cookies, Local Storage & Analytics
We and our providers may use cookies, browser storage, logs, analytics, or similar technologies to maintain sessions, remember language or functional preferences, improve security, measure performance, troubleshoot, and understand use of the website. Not every technology is necessarily used on every page. Browser or device controls may allow you to limit some technologies, but doing so can affect functionality.
9. How We Use Personal Information
We may use personal information to respond to inquiries; check availability; prepare quotes; create, administer, and document bookings; prepare and manage contracts; process or reconcile payments; provide portals; schedule and administer planning meetings; communicate about services; prepare ceremonies; coordinate authorized planner participation; maintain business records; detect or prevent misuse; troubleshoot; protect systems; comply with legal obligations; resolve disputes; and improve operations.
10. Transactional Communications
We may use contact information to send communications reasonably related to an inquiry or service, including availability results, temporary-hold notices, contract and signature notices, payment confirmations or reminders, portal access information, planning-meeting communications, ceremony-related messages, service updates, and post-service administrative communications.
11. Marketing Communications
If Minister Weddings sends promotional or marketing communications, we will use contact information in accordance with applicable consent and opt-out requirements. Opting out of marketing does not necessarily stop transactional messages needed to administer an active inquiry, booking, contract, payment, or service.
12. Service Providers & Processors
We may disclose information to providers that help operate the business, such as hosting, database, payment-processing, electronic-signature, email, messaging, video-meeting, analytics, security, document, or similar operational providers. We seek to disclose information for legitimate operational purposes and not simply because a provider is available.
Where Illinois law requires contractual security protections for disclosure of covered personal information, applicable provider arrangements should address those requirements. Third-party providers may also process information under their own terms, legal obligations, and privacy policies.
13. Wedding Planners & Authorized Participants
When a couple authorizes a planner or another participant for a specific planning function, we may make information reasonably needed for that function available to the authorized person. Access is intended to follow the selected role. Identifying someone as a planner does not automatically provide access to all couple information, private communications, vows, love-story material, payment data, or other information outside the authorized function.
14. Legal, Safety & Business Disclosures
We may preserve, use, or disclose information when reasonably necessary to comply with applicable law, lawful process, or enforceable requests; protect the rights, safety, property, or security of clients, users, Minister Weddings, or others; investigate fraud or misuse; enforce agreements; establish or defend legal claims; or complete a legitimate business transaction subject to appropriate legal requirements.
15. We Do Not Sell Personal Information to Advertisers
Minister Weddings does not sell personal information to advertisers in exchange for money. If our practices materially change, this policy would need to be updated and any rights required by applicable law would need to be addressed.
16. Data Retention
We retain information for periods reasonably necessary for the purposes described in this policy, including providing services, maintaining booking and transaction records, preserving signed agreements, handling disputes, preventing fraud or misuse, maintaining backups, and satisfying legal, accounting, contractual, insurance, or regulatory obligations. Different categories of information can have different retention periods.
A user-facing deletion, archive, or portal status does not necessarily mean every related record is immediately erased from every system. Records may remain in backups, transaction systems, signed contracts, security logs, or other records we are permitted or required to retain.
17. Security
We implement and maintain administrative and technical measures intended to provide reasonable protection against unauthorized access, acquisition, destruction, use, modification, or disclosure of information. Security measures are selected in light of the information and systems involved. No website, database, email, device, vendor, or internet transmission can be guaranteed completely secure, and this policy does not promise absolute security.
18. Data Incidents & Breach Notification
If we discover a security incident, we may investigate its nature and scope, take reasonable steps to contain or remediate it, and determine whether notification is required. When applicable law requires notice to affected individuals or governmental authorities, we will address those obligations in accordance with the applicable requirements and permitted timing.
19. Your Privacy Requests
You may contact us to ask about personal information associated with you or request correction or deletion. We may need to verify identity and authority before acting. A request does not guarantee deletion of every record when retention is permitted or required for legal, contractual, accounting, transaction, security, fraud-prevention, backup, insurance, or dispute-related purposes.
20. Children's Privacy
Our booking and portal systems are intended for adults and are not designed for children to independently create accounts, enter service contracts, or submit personal information. Information about minors may sometimes be provided by an adult in connection with a wedding or family event; such information should be limited to what is reasonably necessary for the service.
21. External Websites & Social Platforms
Our website may link to third-party websites, social-media platforms, maps, reviews, or other services. Information you provide directly to those services is governed by their practices. A link from Minister Weddings does not make us responsible for the third party's privacy or security practices.
22. Interstate & International Use
Minister Weddings is based in Illinois, United States. If you access the website from another jurisdiction, your information may be processed in the United States or other locations used by our service providers. Applicable privacy rights can vary by jurisdiction. This policy does not represent that every foreign privacy law applies to Minister Weddings.
23. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy when our services, technology, providers, business practices, or legal obligations change. The current version will be posted here with an updated date. Material changes may also be communicated by other reasonable means when appropriate or required.
24. Contact Us
Privacy questions and requests may be sent to info@ministerweddings.com. Please provide enough information for us to understand the request without sending unnecessary sensitive information by ordinary email.
1. Alcance de Esta Política
Esta Política de Privacidad explica cómo Minister Weddings maneja información personal en relación con su sitio público, consultas, herramientas de disponibilidad y cotización, proceso de reservación, contratos, pagos, portales para parejas y coordinadores, comunicaciones de planificación y servicios relacionados. No reemplaza las políticas de privacidad de proveedores externos que operan sus propios sistemas.
2. Información que Usted Proporciona
Podemos recopilar nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, información de la pareja, direcciones postales o residenciales, fecha y hora de la ceremonia, información del lugar y ubicación, detalles de invitados o planificación, preferencias de idioma, paquetes seleccionados, opciones de consulta, mensajes, solicitudes especiales, información de contacto de emergencia cuando se solicite y otra información que usted decida proporcionar.
3. Identificación y Documentos Cargados
Cuando sea razonablemente necesario para una reservación, verificación o proceso legal o administrativo, podemos recopilar información de identificación o copias/imágenes de documentos que usted proporcione, lo que puede incluir información que figure en una licencia de conducir u otra identificación emitida por el gobierno. No envíe información sensible que no le hayamos solicitado.
4. Contratos y Firmas Electrónicas
Podemos recopilar contratos, reconocimientos, iniciales, firmas escritas mediante teclado o dibujadas, fechas y horas, registros de transacciones e información de auditoría relacionada necesaria para documentar el proceso contractual. Esta política no considera una firma escrita o electrónica ordinaria como identificación biométrica. Si una función futura recopilara identificadores biométricos o información biométrica, requeriría una revisión independiente y los avisos o consentimientos exigidos por la ley aplicable.
5. Información de Pago y Tarjeta Registrada
El ingreso de datos de tarjetas y la función de tarjeta registrada pueden ser proporcionados por procesadores de pago externos. Minister Weddings puede recibir identificadores de transacción, estado y monto del pago, método de pago, marca de la tarjeta, últimos cuatro dígitos, información relacionada con facturación o tokens/referencias necesarios para administrar un pago o una función autorizada de tarjeta registrada. No afirmamos almacenar de forma independiente números completos de tarjetas ni códigos de seguridad cuando dichos datos son gestionados por el procesador de pagos.
6. Información de Portales y Cuentas
Cuando se utilizan portales o funciones similares a una cuenta, podemos procesar identificadores, enlaces de acceso, estado de cuenta, información de autenticación o sesión, rol del usuario, fechas y horas de actividad y registros de acciones realizadas mediante el portal. Utilizamos esta información para proporcionar acceso, conservar el estado del proceso, proteger cuentas y mantener registros operativos.
7. Información Recopilada Automáticamente
Nuestro sitio, sistemas de alojamiento y proveedores pueden recibir automáticamente información técnica como dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, sistema operativo, página de referencia, fechas y horas, ubicación técnica aproximada derivada de información de red, datos de registro e interacciones con funciones del sitio. La información exacta disponible depende de la tecnología y del proveedor correspondiente.
8. Cookies, Almacenamiento Local y Análisis
Nosotros y nuestros proveedores podemos utilizar cookies, almacenamiento del navegador, registros, herramientas de análisis o tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias de idioma o funcionamiento, mejorar la seguridad, medir rendimiento, solucionar problemas y comprender el uso del sitio. No todas las tecnologías se utilizan necesariamente en cada página. Los controles del navegador o dispositivo pueden permitirle limitar algunas de ellas, aunque hacerlo puede afectar ciertas funciones.
9. Cómo Utilizamos la Información Personal
Podemos utilizar información personal para responder consultas; verificar disponibilidad; preparar cotizaciones; crear, administrar y documentar reservaciones; preparar y gestionar contratos; procesar o conciliar pagos; proporcionar portales; programar y administrar reuniones de planificación; comunicarnos sobre servicios; preparar ceremonias; coordinar la participación autorizada de coordinadores; mantener registros comerciales; detectar o prevenir usos indebidos; solucionar problemas; proteger sistemas; cumplir obligaciones legales; resolver disputas y mejorar operaciones.
10. Comunicaciones Transaccionales
Podemos utilizar la información de contacto para enviar comunicaciones razonablemente relacionadas con una consulta o servicio, incluidos resultados de disponibilidad, avisos de reservas temporales, notificaciones de contratos y firmas, confirmaciones o recordatorios de pago, información de acceso a portales, comunicaciones sobre reuniones de planificación, mensajes relacionados con la ceremonia, actualizaciones del servicio y comunicaciones administrativas posteriores al servicio.
11. Comunicaciones de Mercadeo
Si Minister Weddings envía comunicaciones promocionales o de mercadeo, utilizaremos la información de contacto de acuerdo con los requisitos aplicables de consentimiento y exclusión. Excluirse de mensajes de mercadeo no necesariamente detiene mensajes transaccionales necesarios para administrar una consulta activa, reservación, contrato, pago o servicio.
12. Proveedores y Encargados de Servicios
Podemos divulgar información a proveedores que ayudan a operar el negocio, como servicios de alojamiento, bases de datos, procesamiento de pagos, firmas electrónicas, correo electrónico, mensajería, videoconferencias, análisis, seguridad, documentos u otras funciones operativas similares. Procuramos divulgar información para fines operativos legítimos y no simplemente porque exista un proveedor disponible.
Cuando la ley de Illinois exija protecciones contractuales de seguridad para la divulgación de información personal cubierta, los acuerdos aplicables con proveedores deberán contemplar dichos requisitos. Los proveedores externos también pueden procesar información conforme a sus propios términos, obligaciones legales y políticas de privacidad.
13. Coordinadores de Bodas y Participantes Autorizados
Cuando una pareja autoriza a un coordinador u otro participante para una función específica de planificación, podemos poner a disposición de esa persona la información razonablemente necesaria para dicha función. El acceso está destinado a corresponder al rol seleccionado. Identificar a una persona como coordinador no le proporciona automáticamente acceso a toda la información de la pareja, comunicaciones privadas, votos, contenido de la historia de amor, datos de pago u otra información fuera de la función autorizada.
14. Divulgaciones Legales, de Seguridad y Comerciales
Podemos conservar, utilizar o divulgar información cuando sea razonablemente necesario para cumplir la ley aplicable, procesos legales o solicitudes exigibles; proteger los derechos, seguridad, propiedad o sistemas de clientes, usuarios, Minister Weddings u otras personas; investigar fraude o uso indebido; hacer cumplir acuerdos; establecer o defender reclamaciones legales; o completar una transacción comercial legítima sujeta a los requisitos legales correspondientes.
15. No Vendemos Información Personal a Anunciantes
Minister Weddings no vende información personal a anunciantes a cambio de dinero. Si nuestras prácticas cambiaran de manera sustancial, esta política tendría que actualizarse y deberían atenderse los derechos exigidos por la ley aplicable.
16. Conservación de Datos
Conservamos información durante períodos razonablemente necesarios para los fines descritos en esta política, incluidos prestar servicios, mantener registros de reservaciones y transacciones, conservar acuerdos firmados, gestionar disputas, prevenir fraude o uso indebido, mantener copias de seguridad y cumplir obligaciones legales, contables, contractuales, de seguros o regulatorias. Distintas categorías de información pueden tener distintos períodos de conservación.
Una eliminación, archivo o cambio de estado visible para el usuario no significa necesariamente que todos los registros relacionados se borren inmediatamente de todos los sistemas. Algunos registros pueden permanecer en copias de seguridad, sistemas de transacciones, contratos firmados, registros de seguridad u otros documentos que podamos o debamos conservar.
17. Seguridad
Implementamos y mantenemos medidas administrativas y técnicas destinadas a proporcionar una protección razonable contra acceso, adquisición, destrucción, uso, modificación o divulgación no autorizados. Las medidas de seguridad se seleccionan considerando la información y los sistemas involucrados. Ningún sitio, base de datos, correo electrónico, dispositivo, proveedor o transmisión por internet puede garantizarse como completamente seguro, y esta política no promete seguridad absoluta.
18. Incidentes de Datos y Notificación de Brechas
Si descubrimos un incidente de seguridad, podemos investigar su naturaleza y alcance, tomar medidas razonables para contenerlo o remediarlo y determinar si se requiere una notificación. Cuando la ley aplicable exija notificar a personas afectadas o autoridades gubernamentales, atenderemos dichas obligaciones conforme a los requisitos y plazos permitidos aplicables.
19. Sus Solicitudes de Privacidad
Puede contactarnos para consultar sobre información personal asociada con usted o solicitar su corrección o eliminación. Podemos necesitar verificar su identidad y autoridad antes de actuar. Una solicitud no garantiza la eliminación de todos los registros cuando su conservación esté permitida o exigida por motivos legales, contractuales, contables, transaccionales, de seguridad, prevención de fraude, copias de seguridad, seguros o resolución de disputas.
20. Privacidad de Menores
Nuestros sistemas de reservación y portales están destinados a adultos y no están diseñados para que menores creen cuentas, celebren contratos de servicios o envíen información personal de manera independiente. En ocasiones, un adulto puede proporcionar información sobre menores en relación con una boda o evento familiar; dicha información debe limitarse a lo razonablemente necesario para el servicio.
21. Sitios Externos y Plataformas Sociales
Nuestro sitio puede contener enlaces a sitios de terceros, redes sociales, mapas, reseñas u otros servicios. La información que proporcione directamente a esos servicios se rige por sus propias prácticas. Un enlace desde Minister Weddings no nos hace responsables de las prácticas de privacidad o seguridad de terceros.
22. Uso Interestatal e Internacional
Minister Weddings tiene su sede en Illinois, Estados Unidos. Si accede al sitio desde otra jurisdicción, su información puede procesarse en Estados Unidos u otros lugares utilizados por nuestros proveedores. Los derechos de privacidad aplicables pueden variar según la jurisdicción. Esta política no afirma que todas las leyes extranjeras de privacidad sean aplicables a Minister Weddings.
23. Cambios a Esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política cuando cambien nuestros servicios, tecnología, proveedores, prácticas comerciales u obligaciones legales. La versión vigente se publicará aquí con una fecha actualizada. Los cambios sustanciales también podrán comunicarse por otros medios razonables cuando sea apropiado o exigido.
24. Contáctenos
Las preguntas y solicitudes de privacidad pueden enviarse a info@ministerweddings.com. Proporcione información suficiente para que podamos comprender la solicitud sin enviar información sensible innecesaria por correo electrónico ordinario.